CHAQUE JOUR, LES COURRIELS CONSTITUENT UNE SOURCE IMPRESSIONNANTE DE PERTE DE PRODUCTIVITE.
Si vous avez un chronomètre sous la main, prenez-le à côté de vous et enclenchez le compteur à chaque fois que vous parcourez vos courriels, que ce soit sur Outlook, Gmail, sur votre ordinateur ou votre smartphone.
Vous serez surpris, voire effarés du résultat.
La lecture et le traitement des courriels peuvent aisément représenter plusieurs heures par jour, et avec un peu d’organisation (et beaucoup de volonté) il est possible assez facilement de réduire considérablement ce temps pour l’occuper à d’autres activités plus productives.
UNE OU DEUX FOIS PAR JOUR
La toute première chose à faire (et si vous n’en retenez qu’une seule, cela doit être celle-là) est de limiter le nombre de fois par jour où vous consultez vos courriels.
Pour ma part, je vous recommande une ou deux séances par jour, suivant le nombre de courriels que vous recevez, et le nombre que vous êtes capable de traiter en une seule fois.
Rien que cette seule stratégie peut changer complètement votre gestion du temps et changer votre quotidien. Cela demande toutefois un certain temps d’adaptation et un peu de mise en place :
- Désactivez toutes les notifications sur votre ordinateur de bureau et sur votre smartphone
- N’ouvrez pas votre logiciel de messagerie (à moins que vous ne deviez écrire un courriel évidemment, mais dans ce cas soyez forts et n’ouvrez pas votre boite de réception).
- Paramétrez votre logiciel de messagerie pour qu’elle ne s’ouvre pas au démarrage sur la boite de réception. C’est tout-à-fait facile à faire dans Outlook, et le faire s’ouvrir sur la boite d’envoi, qui est en principe toujours vide.
Je vous recommande de vous planifier uniquement deux plages horaires d’une durée limitée, de préférence en fin de matinée et en fin d’après-midi.
Limiter la durée vous obligera à traiter les éléments suivant leur degré d’importance et d’urgence en premier. Il ne faut pas avoir d’état d’âme : lorsque le temps imparti est achevé, il faut passer à autre chose.
Pourquoi ces plages horaires ?
Si comme moi, vous êtes plus efficace le matin, vous comprendrez rapidement le pouvoir de cette stratégie. C’est le cas de la plupart des gens – de quoi éviter les grasses matinées.
UNE FOIS POUR TOUTE
Un autre moyen de perdre beaucoup de temps dans la gestion des courriels consiste à ne pas traiter immédiatement le courriel que vous lisez.
Quel que soit son contenu, si vous le traitez pas directement, il ne se passera une seule chose. Vous lirez le courriel au moins une seconde fois.
Pour moi, il existe 4 types de courriels :
- Les Spams et les publicités : effacez-les directement sans les lire. Une nuance peut-être : pensez au préalable à vous désinscrire si le courriel fait partie d’une liste de diffusion.
- Les courriels pour information : lisez-les puis classez les dans un répertoire [LUS] par exemple. Pour ma part, j’aime bien de garder copie des courriels. Que vous ayez un compte Gmail ou Office 365, il y a de toute manière peu de chance que vous arriviez un jour à atteindre la capacité maximale de votre boite mail.
- Les courriels à traiter dont la réponse est courte et très rapide à écrire, comme par exemple une confirmation de rendez-vous (« OK, je serai là. ») ou une approbation (« Je suis d’accord avec votre remarque », « Je m’en occupe », etc.). Dans ce cas, répondez-y immédiatement.
- Les courriels à traiter dont la réponse va demander du temps ou de la recherche. Dans ce cas, classez les dans un répertoire [A TRAITER] pour y revenir ensuite.
Commencez toujours par trier tous les courriels avant de traiter ceux de la dernière catégorie.
En pratique, dans un cadre professionnel, il peut y avoir une cinquième catégorie de courriels : ceux que vous recevez, mais que vous pouvez faire traiter par quelqu’un d’autre. Ce qui est aussi une manière de gagner en productivité personnelle. Restez toutefois attentif à ne pas casser celle de cet autre, surtout s’il s’agit de vos employés.
J’aurai l’occasion de revenir sur ce cas particulier lors d’un prochain sujet.
UNE SEULE PLATEFORME
En lisant attentivement ce qui précède, vous allez vous demander « Oui, mais et si je relève mes courriels sur mon téléphone et que je veux les traiter ? ».
La réponse est facile. C’est une mauvaise idée, car un téléphone (et la plupart des tablettes) ne permette pas une interaction aussi rapide.
Dans le meilleur des cas, vous relirez le courriel sur votre ordinateur une seconde fois. Mais vous aurez perdu trace de la réponse.
Pour ma part, je suis convaincu qu’il est beaucoup plus efficace de traiter les courriels sur un ordinateur, que ce soit un Mac ou PC. Réservez votre smartphone aux usages vraiment indispensables.
Pour conclure, je vous recommande de lire « La Semaine de 4 heures » de Timothy FERRISS. Un livre passionnant qui aborde ce sujet et bien d’autres.
Dans un prochain article, je partagerai avec vous ma méthode pour traiter efficacement les courriels. Avec également des stratégies que vous pourrez appliquer. Que ce soit pour vous-même, mais également pour vos collaborateurs si vous en avez.
Soyez inspirés, soyez inspirants.
J’espère que ces quelques conseils vous auront apporté de la valeur et vous aideront à rendre votre journée plus belle.
