CHAQUE JOUR, LES COURRIELS CONSTITUENT UNE SOURCE IMPRESSIONNANTE DE PERTE DE PRODUCTIVITÉ.
Nous avons vu dans un article précédent (cliquer ICI pour le lire) qu’il était essentiel de s’organiser et se discipliner à ne relever nos courriels qu’une ou deux fois par jour.
Il existe toutefois d’autres méthodes et astuces qui permettent de gagner du temps. Je partage avec vous aujourd’hui deux de ces stratégies.
DES MODÈLES DE RÉFÉRENCES
Si vous devez traiter un nombre important de courriels, quelle que soit votre position dans l’entreprise qui vous emploie, ou dans votre propre entreprise (lorsque vous recevez tous les courriels), il est fort à parier qu’il vous arrive régulièrement d’envoyer le même type de réponse.
Dès lors, pourquoi ne pas mettre en place une bibliothèque de courriels types que vous pouvez utiliser simplement par une action de type copier-coller.
Si rien ne vous vient à l’esprit, voici quelques exemples que j’utilise personnellement :
- Confirmation de rendez-vous
- Envoi des documents au comptable
- Réponse à une candidature spontanée
- Rappel de facture impayée
- Ordre du jour de réunion
- Informations commerciales
- Bon de commande
- …
Les exemples sont nombreux, et j’ai pour ma part plus de cinquante courriels « standardisés » que j’ai toujours sous la main.
Quand je dis standardisés, je ne veux pas dire que les réponses ne sont pas personnalisées. En partant d’un texte tout fait d’une vingtaine de lignes, le gain de temps est tout de même appréciable, même s’il faut passer quelques minutes pour le faire correspondre exactement à la réponse adéquate.
Soyez tout de même attentif à ne pas envoyer un courriel qui commence par « Chère Madame DUPONT, … » lorsque vous écrivez à Monsieur BERNARD. Cela ne fait pas très professionnel, mais ce sont les risques avec les copier-coller. Cela peut paraître amusant, mais cela arrive, croyez-moi.
Faites-le au fur et à mesure.
Vous ne devez évidemment pas vous lancer dans la création d’une telle bibliothèque. Il suffit simplement de laisser le temps faire son œuvre. Chaque fois que vous enverrez un courriel dont le contenu vous semble suffisamment intéressant, il vous suffira simplement de copier/coller celui-ci dans un fichier ou un répertoire prévu à cet effet.
Avec Outlook, la manipulation est encore plus aisée, puisque vous n’aurez qu’à glisser-déposer votre courriel envoyé dans un répertoire sur votre disque dur, qui sera automatiquement transformé en fichier [*.msg].
DISTINGUER LE TRIAGE DU TRAITEMENT
Dès que vous ouvrez votre logiciel de messagerie, hop ! le compteur commence à tourner et vous affiche en quelques secondes la dizaine de courriels non lus qui sont arrivés depuis votre dernière connexion.
Vous les prenez dans l’ordre, souvent le plus récent en premier (parce qu’il est au-dessus dans la liste et que notre cerveau trouve en général cela confortable) et vous commencez votre revue des courriels.
Mais aujourd’hui, vous en avez vraiment reçu beaucoup, et après le courriel de Madame qui vous rappellent de passer chercher les enfants, vous tombez en second lieu sur ce message important d’un nouveau client potentiel qui sollicite des informations sur les produits ou services que vous vendez.
Le monde s’arrête et vous passez une heure à lui écrire une réponse circonstanciée sur tout ce que vous pouvez faire pour lui (tiens, là aussi vous auriez pu avoir une réponse de référence toute prête comme nous en parlions avant).
Si ensuite le téléphone sonne, votre assistance vous rappelle cet important diner d’affaire, ou n’importe quelle autre forme d’interruption, vous êtes partis pour le reste de la journée avant d’avoir pris connaissance de tous les autres courriels.
Mauvaise méthode, et avec beaucoup de stress à la clé. Mais il y a moyen de faire autrement.
Au lieu de vous occuper de chaque courriel un par un, un peu comme un robot, commencez par les trier ! La nuance est importante : TRIER n’est pas TRAITER.
Chaque courriel SE CLASSE dans UNE DE CES 4 catégories.
- Ce qui peut être jeté, ou qui ne présente aucun intérêt pour vous (comme les publicités et autres spams). Supprimez-les directement.
Une petite astuce : si vous pensez que le contenu d’un courriel peut être intéressant pour plus tard, supprimez-le aussi. Lorsque vous aurez besoin de ces informations, soit vous l’aurez oublié, soit les informations ne seront plus à jour.
- Ce qui présente un intérêt pour votre activité actuelle, mais ne nécessite pas de suivi. Ne le lisez pas immédiatement, et glissez-le dans un dossier [A LIRE] que vous examinerez plus tard, par exemple en fin de journée lorsque vous serez fatigué.
- Ce qui doit être traité, et dont la réponse est brève. Dans ce cas, répondez-y tout de suite, glissez le courriel dans un dossier [LUS] ou supprimez-le, et n’y pensez-plus.
Il en va de même pour le suivi qui n’est pas une réponse, mais une petite action. Comme par exemple noter un rendez-vous dans votre agenda.
- Enfin, ce qui doit être traité, mais dont la réponse demandera un peu plus de temps, voire un temps certain. Pour ceux-ci, retenez-vous et ne vous atteler pas immédiatement. Glissez le courriel dans un dossier [A TRAITER], et ne commencez à vous en occuper que lorsque vous avez tout parcouru.
Avec cette simple stratégie, vous pouvez avec facilité trier une cinquantaine de courriels en une demi-heure seulement, et avoir assuré le suivi de la majorité d’entre eux.
UNE BOITE DE RÉCEPTION TOUJOURS VIDE
Nous venons de voir comme il est important de trier avant traiter.
Bon. Reprenons notre exemple cité plus haut. Vous revenez de votre dîner d’affaire, vous allumez votre ordinateur pour reprendre là où vous en étiez… Mais entre-temps, vous avez encore reçu plus de 15 messages.
Que va-t-il se passer ?
Facile à comprendre, mais fort probablement que vous allez parcourir à nouveau les courriels que vous avez déjà lus, et également ceux que vous avez déjà traités. L’activité devient alors terriblement chronophage.
Par contre, si vous suivez la méthode de triage que vous explique ci-dessus, vous allez vous rendre compte d’une chose surprenante. Votre boite de réception est à présent complètement vide !
Tous les courriels reçus ont soit été déplacés, soit ont été supprimé.
Et à ce moment, vous allez avoir un sentiment étrange de satisfaction, car si plus rien n’encombre votre boite de réception, il va de même pour votre cerveau, qui assimilera cela à l’accomplissement d’une tâche.
Dans un prochain article, je vous dirai pourquoi il est important, voire essentiel de vous intéresser à la productivité personnelle.
J’espère que ces quelques conseils vous auront apporté de la valeur et vous aideront à rendre votre journée plus belle.
