3 STRATÉGIES DE BASE DANS LA GESTION DES FICHIERS DE TRAVAIL POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ PAR UNE ORGANISATION EFFICACE DES FICHIERS DE TRAVAIL
Lorsque vous vous levez le matin et que vous devez vous habiller, vous savez exactement où se trouvent vos chaussettes. Dans une garde-robe, dans un tiroir, … peu importe où, mais vous savez où elles sont. Vous ne vous posez pas de question, elles sont là où elles doivent être et vous les prenez.
Pourquoi devrait-il en être autrement avec vos fichiers informatiques ?
Dans beaucoup de systèmes qualité, une des bases essentielles est ce qu’on appelle un « plan de classement », qui reprend l’arborescence complète de l’organisation des fichiers de l’entreprise.
Sans aller jusque-là, il est malgré tout très important de structurer un minimum vos fichiers informatiques. Gardez à l’esprit que toute activité nécessite des fichiers, et qu’il est toujours plus facile de s’y retrouver facilement.
Sans vouloir faire un cours ici sur la mise en place d’un plan de classement (je peux vous y aider si vous le souhaiter), je vais me contenter d’aborder cet aspect sous l’angle d’une tâche unique que vous devez réaliser.
UN REPERTOIRE / UN FICHIER
Premièrement, quelque soit ce que vous allez faire : créer un seul répertoire de travail pour cette tâche.
Rien de difficile dans cette stratégie, mais à elle seule, elle peut changer dramatiquement votre approche de l’informatique surtout si vous êtes débutant devant votre ordinateur.
Mais ce n’est pas tout. Imaginez que votre répertoire ressemble un peu à ceci (vous n’imaginez même pas le nombre de fois où j’ai constaté cette manière de ranger les fichiers) :
Exemple d’un répertoire « non ordonné »
Imaginez maintenant que vous deviez revenir dans ces fichiers pour y faire des corrections. Pas le jour-même, mais deux mois plus tard. Ou plus difficile encore, vous devez corriger ce document rédigé l’année avant par un de vos collègues qui a quitté l’entreprise…
Pas évident.
Surtout si le fichier le plus récent est celui auquel on a ajouté « périmé – ne plus utiliser ».
Voyons une autre approche :
Exemple d’un répertoire « ordonné »
L’organisation des fichiers est ici plus claire. Et aucune difficulté à trouver directement les bons fichiers.
Le nombre de répertoire peut être plus important si vous en avez l’usage, mais je vous recommande de vous limiter au plus strict minimum.
DISTINGUER LES TYPES DE FICHIERS
Je ne parle pas ici de faire une différence entre les fichiers Excel ou les fichiers Word. Pas du tout. Pour être efficace, votre environnement de travail doit vous permettre d’avoir sous la main tout ce dont vous avez besoin pour votre tâche en cours.
Pour moi, il existe 3 catégories de fichiers :
- Les fichiers de référence, qui contiennent les informations nécessaires ou utiles dont vous avez besoin, comme par exemple de la documentation trouvée sur Internet, ou le courriel de votre client avec le détail de sa demande spécifique pour le travail que vous devez accomplir. Ces fichiers doivent être considérés comme les ressources que vous allez utiliser.
- Les fichiers de travail: là, c’est assez clair, il s’agit des fichiers dans lesquels vous travaillez.
- Les fichiers de résultat, qui constituent ce que vous obtenez lorsque votre tâche est terminée.
Par exemple, lorsque je rédige un article, j’utilise un fichier Microsoft Word (fichier de travail) que j’imprime en PDF lorsqu’il est terminé (fichier de résultat).
De manière pratique, voici comment je vous recommande de travailler :
- Créer votre répertoire de travail, par exemple :
\20180208-Nom du travail\
J’aime bien commencer par la date sous ce format, car lorsque vous avez réalisé plusieurs tâches, cela vous permet de lister par ordre chronologique, et de les retrouver plus facilement.
- Dans celui-ci, créez trois sous-répertoires :
\01-RESULTATS
\02-DOCUMENTS DE REFERENCE
\OLD
Vos fichiers de travail sont dans le répertoire racine.
Evidemment, si vous avez plusieurs clients, vous pouvez aussi créer un niveau supplémentaire de tri avec vos fichiers, suivant la nécessité que vous en avez.
ASTUCES :
- Utilisez de noms de fichiers ou de répertoire aussi courts que possible. Les explorateurs de fichiers gèrent souvent très mal les fichiers dont le nom complet (y compris l’arborescence depuis C:\…) dépasse 255 caractères.
- Si vous souhaitez que vos fichiers apparaissent dans un certain ordre, il suffit de les faire débuter par un numéro.
UN REPERTOIRE [OLD]
L’intérêt de créer un répertoire [OLD] est de dupliquer régulièrement vos fichiers de travail. Il s’agit dans tous les cas d’une excellente habitude à prendre, même si vous avez mis en place des systèmes de sauvegardes automatiques.
La duplication se fait très facilement, par un simple « glisser-déposer » du fichier de travail, même lorsque celui-ci est ouvert.
Personnellement, j’en crée un peu partout pour garder les versions d’avancement de tout ce que je fais. Ecrire un article comme celui que vous êtes en train de lire ne demande pas un temps colossal, mais il m’arrive régulièrement de travailler sur des rapports de plusieurs dizaines de pages, avec un seul document qui représente plusieurs jours de travail.
Pas question d’écraser bêtement ce fichier et de ne pas mettre en place cette petite stratégie toute simple.
En résumé :
- Centraliser les fichiers de votre tâche en un seul répertoire.
- Faire la différence entre les fichiers de travail, les fichiers ressources et les fichiers de résultat.
- Créer un répertoire [OLD] pour préserver votre travail en le dupliquant régulièrement.
Pour aller plus loin, vous pouvez également mettre en place une nomenclature. Surtout si vous êtes comme moi un grand producteur de fichiers informatiques. C’est une manière standardisée de nommer vos fichiers, de façon à ce que ceux-ci soient ordonnés, et à les retrouver ainsi plus facilement.
Soyez inspirés, soyez inspirants.
J’espère que ces quelques conseils vous auront apporté de la valeur et vous aideront à rendre votre journée plus belle.
