SI LA GESTION DU TEMPS VOUS INTERESSE, VOICI UNE REGLE TOUTE SIMPLE QUI VA VOUS AIDER A MIEUX ORGANISER VOTRE TEMPS

Régulièrement, vous pourrez lire qu’il est important, pour bien s’organiser, de réfléchir à sa journée de travail avant de la commencer, ou mieux, le jour avant, afin de se préparer mentalement à accomplir ce qui doit l’être.

Cette règle est efficace car toute préparation est toujours plus efficiente que pas de préparation du tout, mais à elle seule, elle n’est pas suffisante.

RÈGLE n° 1 : 20% DE TEMPS NON AFFECTE

Vous commencez votre journée, avec une vue claire dans votre esprit de ce que vous allez accomplir aujourd’hui :

  • Faire une remise de prix pour le client X (2 heures) ;
  • Répondre aux courriels (1 heure) ;
  • Préparation de la réunion importante de ce vendredi avec le client Y (2 heures) ;
  • Préparation d’un rapport de suivi de votre réunion avec votre comité de direction (1 heure)
  • Revoir avec votre collègue les résultats de la campagne de publicité du produit Z (2 heures).

Vous voilà avec une journée bien remplie en perspective. Mais voilà, votre ordinateur à peine allumé, votre téléphone sonne.

« Allo, John, j’ai besoin d’urgence que tu me prépares le dossier de présentation du produit W. Tout est prêt. Il faut juste l’imprimer et aller le porter au client. Tu peux t’en charger ? ».

C’est important et urgent, donc vous lâchez tout votre programme. Et vous vous y mettez, car c’est une tâche difficile à déléguer sur le moment. Résultat vous revoici assis 3 heures plus tard devant votre ordinateur, de mauvaise humeur, car vous savez déjà que vous n’arriverez pas faire aujourd’hui tout ce que vous aviez prévu.

Cette situation est fréquente et peut être extrêmement frustrante, surtout si vous vivez ce type de perturbation plusieurs jours d’affilée.

Retenez bien ceci. Il est illusoire de remplir votre journée avec une liste de tâches qui occupent toutes vos heures de travail.

A moins d’être dans un environnement où vous êtes certain de ne pas être dérangé (pas de téléphone, de courriels ou de collègues qui peuvent vous interrompre) et d’être assez bon dans l’estimation du temps qui vous faut pour accomplir un travail, vous ne risquez qu’une seule chose : finir la journée sans avoir fait la moitié de ce que vous imaginiez en commençant.

Le point essentiel

Toutes les activités professionnelles (et souvent également les non-professionnelles) sont soumises à cet élément si difficile à considérer : l’imprévu.

Vous devez partir du principe qu’il y en aura toujours. Impossible de savoir sous quelle forme l’imprévu se présentera. Soit une simple interruption, soit une contrariété plus importante. Mais vous pouvez facilement prévoir du temps « de réserve » pour en tenir compte, que cela soit sur base quotidienne ou hebdomadaire.

Pour ma part, je considère qu’il est souhaitable de se réserver un pourcentage de 20% de son temps, où l’on n’a rien prévu de faire en particulier.

Cette stratégie à elle-seule peut changer considérablement votre niveau de stress. Si vous commencez votre journée en ayant aucun objectif, vous la terminerez avec un regard positif sur tout ce que vous aurez accompli.

De plus, ceci vous permettra de plus d’accroitre considérablement votre réactivité aux sollicitations imprévues :

  • Répondre favorablement à un client potentiel important, mais qui n’est disponible qu’aujourd’hui.
  • Régler un problème imprévu avec un autre client
  • Ou même aller chercher vos enfants à l’école car votre épouse a un problème de voiture.

Et tout cela, sans stress particulier.

LA LECON ESSENTIELLE QU’IL FAUT EN TIRER

Voici ce que je vous recommande pour appliquer cette stratégie :

  1. Ne remplissez pas votre journée avec des tâches à accomplir. Si votre journée de travail dure 8 heures, ne prévoyez pas plus de 5 à 6 heures maximum de tâches à accomplir.
  2. Essayez d’avoir chaque semaine une journée sans rien avoir de prévu. Je ne dis pas que vous travaillerez pas, mais simplement que vous n’aurez rien prévu à l’avance.

Rapidement, vous aurez le sentiment d’accomplir plus, avec moins de stress, car vous accomplirez réellement plus.

Petite remarque complémentaire en guise de conclusion. Lorsque vous aurez testé cette approche (ce que je vous recommande) et que vous aurez constaté que cela fonctionne, posez-vous cette simple question : « Si cela marche pour moi, cela ne vaudrait-il pas aussi pour mes collaborateurs ? »

Réponse évidente : Oui, bien sûr.

Dans un prochain article, je vous parlerai des deux autres chiffres clés qui occupent les 80% restants de notre temps. Ceux-ci vous permettront d’avoir une idée plus précise sur la manière d’appréhender cet aspect de la productivité.


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Soyez inspirés, soyez inspirants.

J’espère que ces quelques conseils vous auront apporté de la valeur et vous aideront à rendre vos journées plus belles.

Avec gratitude et reconnaissance.

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